Как не ошибиться с выбором офисной бумаги и почему это важно

30 Ноябрь 2018

В крупных компаниях покупкой офисной бумаги занимаются сотрудники административно-хозяйственного отдела — специалисты достаточно опытные, чтобы сделать правильный выбор с точки зрения соотношения цены и качества. В компаниях поменьше эта обязанность часто возлагается на секретаря или офис-менеджера, которые в меньшей степени застрахованы от ошибок. Рассказываем, в чем именно можно ошибиться, в чем риск для компании и для вас лично, как избежать просчетов.

Цена ошибки

Бухгалтерская отчетность, оригиналы контрактов, презентации, рекламные материалы, аналитические записки, строительные чертежи: несмотря на повсеместное использование компьютеров, 80% служебной документации до сих пор печатается на бумаге. Подсчитано, что ежедневно каждый офисный работник использует 25-30 листов бумаги, а это двадцать упаковок за год. Покупка неоправданно дорогих сортов приводит к излишним затратам. Возможно, речь идет не о самых больших суммах, но вряд ли Ваш руководитель останется доволен перерасходом денежных средств.

Но как это ни парадоксально прозвучит, гораздо больший ущерб возникает от использования самых дешевых сортов. Низкое качество бумаги — едва ли не основная причина поломки офисных принтеров и многофункциональных устройств (МФУ). Причем выходит из строя не электроника, а дорогостоящие механические детали. Их замена может составить от 30 до 100% от стоимости устройства. Даже не самый дорогой офисный принтер стоит 7-8 тысяч рублей. Цена МФУ может исчисляться цифрой с четырьмя нулями. Поломка такой техники из-за применения некачественной бумаги — серьезный ущерб для компании и угроза выговора или увольнения для сотрудника, допустившего ошибку.

Критерии выбора

Офисная бумага подразделяется на три класса качества: А, В и С — в порядке убывания качества.

Как правило, в силу низкой цены в офисах используют бумагу класса С, 70% продаж приходится именно на нее. Однако, в силу дешевизны, бумага не обеспечивает высокий показателей печати цветной лазерной и струйной печати, двухсторонней печати, что часто упускается из вида — риски поломок техники в связи с этим сильно возрастают.

Бумага класса В — наиболее универсальная. Она немного, на 10-15 процентов дороже, но ее можно безбоязненно использовать для печати на любых устройствах, в том числе — большими тиражами, а отпечатанные на ней документы могут храниться до 100 лет.

И, наконец, класс А. Такая бумага стоит на 15-30% дороже обычной и используется исключительно для печати представительских документов, в т.ч. на цветных лазерных принтерах.

Но даже внутри одного класса, одной ценовой категории бумага может сильно отличаться по качеству: обязательной сертификации она не подлежит, ее параметры во многом зависят от добросовестности производителя. Наиболее критичными для бесперебойной работы техники являются такие параметры: сильная «ворсистость» бумаги, из-за которой бумага пылит и забивает пылью движущиеся части печатающих устройств, неправильная геометрия листа, чересчур острые края, которые царапают валы и ролики, неравномерная толщина и повышенная влажность. Некоторые из перечисленных недостатков можно различить невооруженным взглядом, другие может выявить только специалист, поэтому кроме класса бумаги стоит обращать внимание и на другие ориентиры.

Знаки качества

Для примера обратимся к линейке офисной бумаги марки Canon. Наличие известного бренда на упаковке — уже хороший аргумент в пользу качества. Canon — один из крупнейших в мире производителей офисной техники и другого высокоточного оборудования. Как и ближайшие конкуренты, собственными бумагоделательными фабриками компания не владеет, её роль — отобрать среди множества производителей лучших, установить контроль за качеством в соответствии с международными стандартами, своим именем гарантировать потребителю соблюдение всех нормативов. Например, благодаря использованию сертифицированного сырья, и особенной проклейки поверхности бумага Canon почти не содержит пыли. Помните, насколько это важно?

Второй ориентир — наличие международных сертификатов качества. На любой пачке бумаги Canon, от недорогой Canon Yellow Label Print/Copy/Smart до премиальной Canon Red Label Experience/Professional и Top Color Zero, Вы увидите сразу четыре знака сертификации: ISO 9001, ISO 14001, ISO 9706, ISO 18001 — OHSAS. Они означают, что процесс производства бумаги Canon соответствует самым высоким европейским требованиям. А на сайте компании можно узнать, что ежемесячно в лаборатории компании Canon в городе Гессен (Германия) проводится дополнительный контроль качества бумаги этого бренда. В качестве короткого резюме можно сказать, что, выбирая офисную бумагу, вы должны ориентироваться на:

• соответствие класса бумаги марке используемого оборудования;
• выбор класса бумаги под определенные объемы печати и поставленные цели;
• известность производителя (лучше отдавать предпочтение крупным брендам);
• наличие международных сертификатов качества.

Чтобы бумага не утратила своих потребительских свойств, необходимо обеспечить надлежащие условия хранения:

• Рекомендуемая температура хранения 10 — 30 °C.
• Относительная влажность воздуха 20 — 70%.
• Открытые пачки, необходимо заново закрывать оберткой.

Оптимальные условия печати:

• Рекомендуется дать бумаге акклиматизироваться в течение 24 часов перед печатью в условиях комнаты, где будет происходить печать.
• Наилучшие результаты достигаются при температуре 15-25°C и относительной влажности воздуха 30-65%.